Os últimos anos, fortemente marcados pela pandemia, durante 2020 e 2021, conduziram a uma natural política de reforço de stocks, por motivos de segurança clínica e operacional, originando uma concentração de inventário nos hospitais. À medida que a pandemia se foi dissipando, foi aumentando o risco de menor rotação dos stocks de segurança e potencial obsolescência dos materiais. A este cenário juntou-se a criação de um centro de distribuição, que movimenta 20 mil materiais distintos por ano e, nos anos seguintes, a expansão da rede CUF, com a abertura de novos hospitais e clínicas. Proceder a uma intervenção eficaz tornou-se uma necessidade, por forma a não colocar em causa a sustentabilidade ambiental e económica.

Focada em potenciar a redução do desperdício de stocks e melhorar processos, a LTPlabs, empresa portuguesa especialista em análise avançada de dados, apoiou a implementação de uma jornada analítica que, entre outras iniciativas, incluiu um algoritmo para gestão do aprovisionamento, capaz de reduzir em 50% o stock em diversos pontos da cadeia (como armazéns centrais e armazéns hospitalares, por exemplo), com melhorias na disponibilidade do stock e do nível de serviço no abastecimento.

“Em 2021, realizámos um diagnóstico profundo aos processos de toda a cadeia de abastecimento da CUF e, identificados os pontos a melhorar, avançámos com esta jornada analítica, que, entre outros, criou este algoritmo sofisticado, do ponto de vista analítico, que permite uma automatização de processos de aprovisionamento e a melhoria da gestão da cadeia. Estamos muito orgulhosos com o resultado: em dois anos e meio, durante a nossa colaboração com a CUF, o stock reduziu de 16 milhões de euros para 9 milhões de euros”, revela José Queiroga, Manager na LTPlabs.

Na prática, a empresa desenvolveu, até ao momento - em conjunto com a Direcção de Compras e Logística da CUF -, mais de 20 iniciativas - entre as quais um algoritmo de aprovisionamento -, essencialmente relacionadas com a redução de stocks, com a eficiência dos processos operacionais, em particular no centro de distribuição e com enablers, sendo exemplo das ações implementadas a redefinição do modelo organizativo, a construção de um dashboard de monitorização, entre outras medidas.

A eficiência, originada pelo algoritmo e sustentada pelas restantes iniciativas, permitiu também a optimização do espaço necessário para armazenagem e melhoria da gestão do stock existente, garantindo sempre uma resposta adequada (e, em muitos casos, melhor) às necessidades diárias da atividade clínica da rede CUF.

“Foi criada uma dinâmica de promoção da eficiência logística, com o objetivo de alterar o paradigma da tradicional gestão vertical de stocks, unidade a unidade, para uma gestão centralizada que permitiu acelerar o consumo de stock existente, recolocando-o em hospitais com capacidade para o usar, ou efetuando devoluções aos fornecedores, dando assim a possibilidade dos materiais terem outro fim, e ser assim evitado o seu descarte ou abate. Foi, igualmente, possível evoluir da tradicional abordagem de comprar para stock, para uma visão mais eficiente de comprar para consumo, levando a uma redução considerável do empate de fundo de maneio. Acreditamos que em outros hospitais do país, a implementação de um modelo semelhante possa representar uma franca melhoria para a gestão e eficiência de stocks, tal como constatamos na nossa rede”, esclarece Ricardo Bastos, Diretor de Compras e Logística da CUF.

“A jornada analítica implementada na nossa cadeia de abastecimento, promoveu uma cultura de processo e de controlo de indicadores e permitiu-nos, nos últimos 6 meses, continuar este caminho de eficiência de forma autónoma e sustentada, conseguindo reforçar ainda mais a optimização de stock”, acrescenta.