Numa posição conjunta enviada aos Ministérios da Saúde, da Reforma do Estado e à Entidade Reguladora da Saúde (ERS), as quatro associações alertam para a existência de obrigações documentais dispersas, sobrepostas e, em muitos casos, desatualizadas face à evolução tecnológica.

Estas exigências afetam prestadores de áreas essenciais ao funcionamento do sistema de saúde, como a radiologia, a medicina nuclear, as análises clínicas, a anatomia patológica, a genética médica, a cardiologia, a endoscopia digestiva e a gastrenterologia. Entre os documentos abrangidos encontram-se processos clínicos, prescrições, requisições, relatórios, resultados, imagens médicas, consentimentos informados, documentos de faturação, registos de qualidade, manutenção de equipamentos, proteção radiológica e licenciamento.

As associações reconhecem que a conservação de documentação é indispensável para assegurar a segurança clínica, a continuidade dos cuidados, a rastreabilidade, a proteção dos utentes e a fiscalização, sublinhando que o problema reside na ausência de regras claras e uniformes sobre os documentos que devem ser conservados, durante quanto tempo, em que suporte e em que situações o papel pode ser destruído depois de digitalizado.

“Não faz sentido que um prestador seja obrigado a manter dois arquivos para o mesmo documento, quando a informação já se encontra digitalizada, validada e protegida num sistema seguro. Esta duplicação consome espaço, recursos humanos e financeiros, tempo e capacidade tecnológica, sem acrescentar valor clínico ou reforçar a proteção dos utentes. Não queremos reduzir a exigência regulatória, mas torná-la mais clara, proporcional e adaptada a uma saúde cada vez mais digital”, afirma Eduardo Moniz, presidente da Federação Nacional dos Prestadores de Cuidados de Saúde (FNS) e da ANAUDI.

A principal proposta das associações é a consagração do princípio “um documento, um arquivo”, no qual sempre que estejam asseguradas condições de autenticidade, integridade, legibilidade, rastreabilidade, segurança e proteção de dados, o arquivo digital deve ser reconhecido como suporte suficiente.

Quando um documento seja inicialmente produzido em papel, deverá ser possível digitalizá-lo e proceder à sua destruição segura, salvo quando exista uma obrigação legal expressa ou uma razão clínica ou probatória concreta para conservar o original. Apesar de muitos documentos já serem submetidos através de plataformas eletrónicas, os prestadores continuam, em determinados circuitos, a enviá-los ou conservá-los também em papel.

A posição conjunta alerta, ainda, para a falta de uniformidade dos prazos de conservação. Perante regras pouco claras e o receio de auditorias, muitos prestadores mantêm informação durante períodos excessivos, mesmo quando esta deixou de ser necessária ou já se encontra disponível numa plataforma pública. Esta realidade pode entrar em conflito com os princípios de minimização dos dados e limitação da conservação, previstos no RGPD, sobretudo quando estão em causa dados de saúde sensíveis.

As quatro associações propõem a aprovação de um diploma único para os prestadores privados, sociais e convencionados, que estabeleça as categorias de documentos, os prazos de conservação, os suportes admitidos, as regras de digitalização e as condições de destruição do papel. Defendem, igualmente, a criação de plataformas interoperáveis e de um balcão único regulatório, evitando que os prestadores tenham de entregar sucessivamente os mesmos documentos às entidades competentes.

As associações manifestam disponibilidade para colaborar com o Governo e com a ERS na preparação de soluções que conciliem simplificação administrativa, segurança clínica, proteção dos utentes e capacidade de fiscalização.

A ANL, a ANAUDI, a ANACARD e a ANUG representam prestadores privados e convencionados nas áreas dos laboratórios clínicos, do diagnóstico por imagem, da cardiologia, da gastrenterologia e endoscopia digestiva. As quatro associações integram a Federação Nacional dos Prestadores de Cuidados de Saúde.